Huishoudelijk reglement Ouderenvereniging Goeree-Overflakkee.
Gebaseerd op paragraaf 8, artikel 16 lid 1 van de statuten van de Ouderenvereniging Goeree-Overflakkee. (O-G-O)

Inhoud.
I Begripsomschrijvingen.
II Leden van de vereniging.
III Geldmiddelen, contributies, boekjaar, jaarrekening en controle.
IV Bestuursorganen van de vereniging.
V Wijzigingen van de statuten en ontbinding van de vereniging.
VI Algemene verordening gegevensbescherming.

I Begripsomschrijvingen.
Paragraaf 1, artikel 1 van de statuten.

In dit reglement wordt verstaan onder:
1. Bestuur.
Het orgaan bedoeld in artikel 13 van de statuten, te weten het bestuur van
de vereniging.
2. Contributie.
De jaarlijks te betalen bijdrage aan de vereniging, zoals bedoeld in artikel 9
van de statuten.
3. Leden.
Natuurlijke personen die op grond van artikel 5 van de statuten door het
bestuur als lid van de vereniging zijn toegelaten
4. Partnerleden.
Natuurlijke personen die op grond van artikel 5 door het bestuur als lid van de vereniging zijn toegelaten en die woonachtig zijn op hetzelfde adres al het Lid.
Waar in de statuten en het huishoudelijk reglement wordt gesproken over lid of leden, wordt ook bedoeld een partnerlid of partnerleden.
5. Ereleden.
Natuurlijke personen die op grond van artikel 5 door het bestuur als lid van de vereniging zijn toegelaten en zich op bijzondere wijze verdienstelijk hebben gemaakt voor de vereniging en als zodanig op voordracht van het bestuur door de algemene
ledenvergadering zijn benoemd. Zij zijn vrijgesteld van het betalen van contributie.
6. Vereniging.
De in artikel 2 genoemde vereniging.

II Leden van de verenging.
Paragraaf 5 van de statuten.

7. Leden dienen zonder hulp van de vereniging zelfstandig of met hulp van door hen zelf
ingeschakelde begeleider(s) deel te kunnen nemen aan de activiteiten.

8. Het bestuur kan iemand voordragen om tot erelid te benoemen. De bevoegdheid om
iemand tot erelid te benoemen ligt bij de algemene ledenvergadering.

9. In artikel 6 lid 1 van de statuten wordt vermeld, dat de algemene ledenvergadering kan besluiten een door het bestuur geweigerd lid alsnog toe te laten. Dit voorstel dient schriftelijk te worden ingediend bij het bestuur en moet dan met een
meerderheid van stemmen in de algemene ledenvergadering worden goedgekeurd.

10. Leden die hun financiële verplichtingen jegens de vereniging niet nakomen ontvangen twee keer een schriftelijke aanmaning. Als er na de tweede aanmaning nog steeds niet aan de financiële verplichtingen wordt voldaan, zal het lidmaatschap schriftelijk door het bestuur worden opgezegd. Dit overeenkomstig hetgeen staat beschreven in artikel 7 lid 3 van de statuten.

11. Artikel 7 lid 4 gaat over het opzeggen van het lidmaatschap door het lid. Dit betekent
dus dat opzegging door een lid dient te geschieden voor 1 december van een
kalenderjaar. Opzegging na deze datum houdt in dat de volledige contributie voor
het daaropvolgende jaar nog verschuldigd is.

12. In artikel 7 lid 9 van de statuten staat beschreven dat het bestuur een lid kan
berispen, schorsen of voordragen voor ontzetting (is royement) aan de algemene
ledenvergadering. Artikel 7 lid 10 van de statuten schrijft voor dat er nadere regels in het huishoudelijk reglement moeten worden opgenomen in het geval dat er een van de zaken uit voorgaand artikel 7 lid 9 aan de orde is, wordt dit in een bestuursbesluit vastgelegd en schriftelijk aan het lid medegedeeld. Het lid heeft twee weken na ontvangst van de schriftelijke kennisgeving de tijd om schriftelijk verweer aan te tekenen. Dit verweer zal door het bestuur tijdens een eerstvolgende bestuursvergadering in behandeling worden genomen en het bestuursbesluit wordt dan schriftelijk aan het lid kenbaar gemaakt. Aan een ontzetting (of royement) gaat altijd een schorsing vooraf. In het geval dat er sprake is van het voornemen tot ontzetting zal gedurende de periode tussen de schriftelijke reactie van het bestuur op dit verweer en de algemene ledenvergadering het lid geschorst blijven.

III Geldmiddelen, contributies, boekjaar, jaarrekening en controle.
Paragraaf 6 van de statuten.

13. Artikel 9 lid 3. De contributie dient per jaar bij vooruitbetaling te worden voldaan en bij voorkeur middels automatische incasso bij een bankinstelling in Nederland.
Leden die niet willen meewerken aan het systeem van automatische incasso ontvangen dan bij uitzondering een factuur. Hiervoor brengt de vereniging dan een opslag van € 2,50 in rekening ter dekking van de porto- en administratiekosten.

14. Er vindt geen restitutie van reeds betaalde contributie plaats. Hierop kan alleen op verzoek van worden afgeweken in geval van overlijden. Terugbetaling zal plaats vinden naar rato van het moment van ontvangst van het verzoek tot het einde van het lopende kalenderjaar.

15. In artikel 9 lid 2 wordt bepaald dat de contributie jaarlijks wordt vastgesteld door de
algemene ledenvergadering. In het kader van ledenwerf activiteiten heeft het bestuur de bevoegdheid om de contributie voor nieuwe leden eenmalig afwijkend van de jaarcontributie vast stellen.

16. Artikel 11, lid 4. De financiële commissie, hier te noemen de kascommissie bestaat uit twee leden en een reserve. Elk jaar wordt op de algemene ledenvergadering het commissielid dat twee jaar in de commissie zitting heeft gehad, vervangen door het reserve commissielid en wordt er weer een nieuw reserve commissielid benoemd

IV Bestuursorganen van de vereniging.
Paragraaf 7 van de statuten.

17. Artikel 14 lid 8 van de statuten. Het aangaan door het bestuur van overeenkomsten die financiële verplichtingen of investeringen behelzen, die meer dan € 3.000,-- bedragen, dienen vooraf ter goedkeuring aan de algemene ledenvergadering te worden voorgelegd.

18. Artikel 10. Het bestuur vergadert minimaal eenmaal per maand, behalve in de periode van de zomervakantie, de maanden juli of augustus. Van besluiten die door het bestuur worden genomen wordt een besluitenlijst samengesteld. Besluiten die voor leden relevant zijn worden regelmatig in de nieuwsbrieven van de vereniging bekend gemaakt.

19. Rooster van aftreden bestuursleden. Het bestuur stelt periodiek een rooster van
aftreden op, waarbij rekeningen moet worden gehouden met de continuïteit van
het bestuur, de voortgang van de taken van het bestuur en de maximale zittingstermijn.

20. Daartoe dient voldoende spreiding in het rooster te worden ingebouwd.

Schema voor rooster van aftreden:
Jaar Aftredend Jaar Aftredend Jaar Aftredend
2018 Penningmeester 2020 Secretaris 2022 Algemeen bestuurslid 2
2018 Algemeen bestuurslid 1 2021 Penningmeester 2023 Secretaris
2019 Voorzitter 2021 Algemeen bestuurslid 1 2024 Penningmeester
2019 Algemeen bestuurslid 2 2022 Voorzitter 2024 Bestuurslid 1
Enzovoorts.

V Wijzigingen van de statuten en ontbinding van de vereniging.
Paragraaf 9 van de statuten.

21. In artikel 17 lid 2 wordt beschreven, dat er bij een statutenwijziging binnen zes weken een eventuele tweede vergadering moet worden uitgeschreven. Als dit aan de orde is zal in de uitnodiging voor de eerste vergadering worden aangegeven dat als er in de eerste vergadering minder dan het vereiste aantal van twee/derde van de leden aanwezig is, de tweede daarvoor noodzakelijke vergadering niet eerder dan twee weken en niet langer dan zes weken na afsluiting van de eerste vergadering zal plaatsvinden.

VI Algemene verordening gegevensbescherming. (Privacy wetgeving)

22. In het kader van de Algemene verordening gegevensbescherming worden onderstaande punten in ons huishoudelijk reglement opgenomen:
• Onze privacy verklaring.
De Ouderenvereniging Goeree-Overflakkee hecht veel waarde aan de
bescherming van uw persoonsgegevens. In deze Privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. De Ouderenvereniging Goeree-Overflakkee houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:
- Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacyverklaring;
- Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
- Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
- Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
- Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
- Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.
Als Ouderenvereniging Goeree-Overflakkee zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van ons Privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via ons secretariaat.
• De gegevens van het door u ingeleverde inschrijfformulier worden door ons vastgelegd in een ledenbestand en zullen alleen op basis van vertrouwelijkheid worden gebruikt voor onze eigen verenigingsactiviteiten, zoals het verzenden van onze nieuwsbrieven, de inning van contributie en onze “verjaardag service”. Deze gegevens kunnen door u te allen tijde worden opgevraagd, gewijzigd of verwijderd. U ontvangt een schriftelijk bevestiging van uw inschrijving in ons ledenbestand met als bijlage onze Privacy Policy.
• Tijdens onze evenementen voor leden worden regelmatig foto’s en filmbeelden gemaakt die dan tijdens onze evenementen aan de dan aanwezige leden worden
getoond en/of op onze eigen website zullen worden gepubliceerd. Deze beelden zullen niet voor externe doeleinden mogen worden gebruikt. Leden die bezwaar hebben tegen het maken of gebruiken van hun foto- of videobeelden kunnen dit kenbaar maken bij het bestuur van de vereniging.

Tot slot.
23. Dit huishoudelijk reglement is op voorstel van het bestuur vastgesteld in de algemene ledenvergadering van 7 februari 2019 en bevat geen bepalingen die strijdig zijn met de wet of de statuten van de vereniging. De statuten en het huishoudelijk reglement van de vereniging zijn voor leden op aanvraag kosteloos verkrijgbaar bij het secretariaat van de vereniging.